E-Procurement merupakan sebuah mekanisme pembelian masa kini – atau dapat
dikatakan sebagai teknik pembelian moderen – dimana perusahaan berusaha
menerapkan prinsip-prinsip keterlibatan sejumlah aplikasi dan teknologi informasi
(komputer dan telekomunikasi) sebagai enabler dalam menjalankan proses terkait.
Hampir seluruh perusahaan-perusahaan besar di dunia – terutama mereka yang
berhasil masuk ke dalam deretan perusahaan Fortune 500 – menerapkan beragam
aplikasi terkait dengan konsep e-procurement ini.
Adapun prinsip-prinsip pembelian atau purchasing principles dapat
dirumuskan sebagai berikut:
• sesuai dengan mutu yang dibutuhkan (the right quality)
• dalam jumlah yang diperlukan (the right quantity)
• sesuai dengan waktu dibutuhkan (the right time)
• sesuai dengan tempat diperlukan (the right place)
• dengan harga yang wajar (the right price)
• dari sumber yang tepat (the right source)
Bagian yang melakukan fungsi pembelian, kadang-kadang disebut sebagai
Purchasing Department (bagian pembelian) atau sering juga disebut Procurement
Department (bagian pengadaan)
PROSES PEMBELIAN
Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan
dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasanya dilaksanakan oleh
Purchasing Department, yaitu sebagai uraian berikut. Namun sebelumnya perlu
ditekankan bahwa tugas tersebut adalah sebutan generik, dalam arti bahwa dalam
praktek, namanya dapat bermacam-macam dan pembagiannya juga demikian.
• Pengenalan Kebutuhan.
o Banyak perusahaan menempatkan tugas ini bukan pada
Purchasing Department, tetapi pada Inventory Control Department.
o Tugasnya adalah mendeteksi apakah suatu kebutuhan barang
atau jasa sudah timbul dan apakah perlu dibeli atau tidak.
o Pengenalan ini dapat berasal dari permintaan dari pemakai/user
barang atau dari perhitungan sendiri (hasil stock review).
o Kebutuhan disini hanyalah kebutuhan yang memerlukan
pembelian, sehingga kebutuhan yang dapat dipenuhi dari
persediaan di gudang tidak masuk disini.
o Waktu dan cara menghitungan kebutuhan yang akan datang
termasuk dalam disiplin Inventory Control atau Inventory
Management.
• Penentuan Kebutuhan.
o Proses atau langkah berikutnya adalah menentukan kebutuhan
barang yang perlu dibeli. Perlu dibedakan antara 'pengenalan
kebutuhan' dan 'penentuan kebutuhan'.
o Penentuan kebutuhan termasuk menentukan 'jumlah yang perlu
dibeli', 'kapan barang yang perlu dibeli tersebut harus datang' dan
'dimana barang tersebut diperlukan' .
o Sama seperti di atas, beberapa perusahaan tidak memasukkan
tugas ini dalam tugas Purchasing Department, tetapi ke Inventory
Control Department.
• Pemilihan Sumber Pembelian.
o Pemilihan sumber pembelian dapat berupa sumber dalam
negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender
atau tidak dan sebagainya.
o Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli
langsung ke pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier
biasa.
o Pemilihan sumber juga mencakup dislokasi barang dari satu
gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus membeli.
o Untuk perusahaan negara, cara memilih ini biasanya dibatasi oleh
peraturan Pemerintah yang ada, tidak sebebas perusahaan swasta.
o Pemilihan sumber sangat penting, karena dapat menentukan
apakah harganya cukup wajar, waktu penyerahan dapat
dipercaya dan mutunya terjamin.
o Dalam proses ini juga perlu dipertimbangkan apakah tugas
pembelian dilaksanakan dalam organisasi sendiri atau diserahkan
pada organisasi luar (outsourcing) atau purchasing agent.
• Penentuan Harga.
o Penentuan harga merupakan salah satu tugas yang sulit, apalagi
dalam situasi ekonomi yang bergejolak dan kompetisi pasar yang
terbatas.
o Cara tender terbukti bukan satu-satunya cara yang paling ampuh
untuk mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian lain yang
paling baik.
o Dalam proses ini, termasuk membuat estimasi harga pembelian,
melaksanakan penilaian atas penawaran-penawaran yang masuk
dan mengusulkan akan menentukan pemenang tender.
o Dalam pelaksanaan pembelian dengan tender, penentuan
pemenang biasanya dilakukan oleh panitia tender atau pejabat
yang ditunjuk, tetapi selalu harus ada anggota panitia dari fungsi
pembelian.
o Dalam penentuan harga di sini yang perlu dipertimbangkan tidak
hanya 'harga pembelian' saja tetapi juga 'biaya total' yang akan
timbul.
o Dalam proses ini, termasuk juga kegiatan negosiasi yang sering
kali diperlukan dalam mendapatkan harga dan persyaratan
pembelian yang paling sesuai.
• Penempatan Pesanan.
o Penempatan pesanan biasanya dilakukan dalam bentuk
mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian.
o Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang
dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk
menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari.
o Penempatan Pesanan secara lisan hanya dilakukan antar
perusahaan-perusahaan kecil yang juga hanya menyangkut
transaksi atau pembelian barang yang kecil-kecil.
o Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi pembelian yang
paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam bentukbentuk
pembelian secara khusus, yang berbeda dengan bentuk
pembelian secara biasa, seperti :
Blanket Orders
Stockless Purchasing
Contract Purchasing
Staggered Delivery Purchasing
Just In Time Purchasing
Strategic Partnering
• Penindak Lanjutan Pesanan.
o Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu ditindak lanjuti
dengan cermat, agar rekanan penjual betul-betul memenuhi
kewajibannya, khususnya dalam ketepatan waktu pengiriman
barang.
o Yang bertanggung jawab melaksanakan proses atau tugas ini
adalah yang mengeluarkan Purchase Order ataupun dapat juga
seksi lain yang ditunjuk.
o Rekanan yang mengetahui bahwa selalu ada tindak lajut
mengenai Purchase Order, biasanya akan lebih berhati-hati dan
serius dalam melaksanakan kewajiban dan janjinya.
o Dalam proses tindak lanjut ini, termasuk proses pengapalan dan
penerimaan barang di tempat yang sudah ditentukan.
• Melakukan Pencatatan.
o Pencatatan purchasing meliputi pencatatan tindakan-tindakan
pembelian dan filing dokumen-dokumen pembelian.
o Pencatatan ini dilakukan untuk memenuhi maksud-maksud di
bawah ini.
• Tempat dan sebab kelambatan, kalau ada, mudah dapat
dideteksi.
• Status atau perkembangan pembelian setiap waktu dapat
diketahui.
• Menyusunan statistik dan laporan dapat mudah
dilakukan.
• Pencarian data lama, apabila diperlukan, dapat dilakukan
dengan mudah.
o Pencatatan dapat dilakukan secara manual atau dengan
komputer. Tentu saja untuk transaksi pembelian yang banyak,
harus dilakukan dengan komputer.
o File pembelian harus disimpan minimal untuk jangka waktu yang
ditetapkan oleh undang-undang.
• Memelihara Hubungan dengan Rekanan.
o Relasi utama para buyer adalah para rekanan penjual barang atau
jasa. Oleh karena itu hubungan dengan mereka perlu dipelihara
secara profesional dan lugas.
o Dalam pendekatan Purchasing Management yang baru, hubungan
buyer-supplier tidak lagi dianggap sebagai hubungan antar pihakpihak
yang berlawanan kepentingannya, tetapi sebagai mitra kerja
(partner) yang mempunyai tujuan dan kepentingan yang sama dan
yang berupaya saling menguntungkan.
o Dalam hubungan ini perlu juga dijaga dan dikembangkan praktek
etika bisnis yang baik.
o Hubungan dengan rekanan dapat dilakukan secara konvensional
(surat dan tilpon) atau dengan EDI (Electronic Data Interchange)
FAEDAH DAN KEUNTUNGAN E-PROCUREMENT.
Melalui proses pembelian secara elektronik dengan berbasis jaringan dan dan
menggunakan teknologi internet, serta secara real time, maka UC akan memperoleh
keuntungan yang besar dalam peningkatan proses pembelian. Peningkatan utama
dalam proses pembelian yang dimaksud antara lain adalah sebagai berikut.
• Meningkatkan pengalaman pemakai.
Dengan penggunaan katalog, dan secara swalayan, memberikan
pengalaman baru dan meningkat dibandingkan dengan proses lama
dengan otomatisasi biasa atau manual.
• Desentralisasi proses.
Dengan menggunakan teknologi e-procurement, desentralisasi proses
dapat dilakukan untuk institusi-institusi UC sehingga dapat
memperlancar transaksi pembelian. Sistem otorisasi dilakukan secara
mudah dan fleksibel.
• Menghapus ketidak efisienan dalam pembelian.
Dengan sistem permintaan barang, otorisasi, pencarian barang,
pesanan, pelacakan dan kegiatan pembelian lain secara online, maka
ketidak efisienan pada proses yang lalu dapat dihindarkan bahkan
dihilangkan.
• Memungkinkan menugaskan kembali pembeli profesional dari kerja
administratif ke strategis.
Dengan desentralisasi proses, maka dimungkinkan juga bahwa para
pembeli profesional dapat diberikan tugas-tugas yang lebih strategis
dan tidak lagi menjalankan tugas-tugas administratif yang
membosankan. Tugas-tugas strategis ini misalnya, mencari sumber
strategis, melakukan negosiasi untuk mendapatkan persyaratan dan
harga yang lebih baik lagi, dan sebagainya.
• Meningkatkan efiensi proses.
Meskipun pada waktu ini UC telah banyak menggunakan sistem
online untuk memproses permintaan barang dan penggunaan P-Card,
namun belum seluruh proses pembelian dilakukan secara otomatis
penuh. Tambahan keuntungan dengan dilakukannya e-procurement
secara penuh antara lain adalah :
Penggunaan e-catalog yang lengkap oleh pengguna barang
secara langsung.
Implementasi secara berkesinambungan proses online
dalam pemesanan, penagihan dan pembayaran tagihan.
Integrasi penuh dalam transaksi dengan dilengkapi subsystem
seperlunya untuk menghindari duplikasi dalam
masukan data dan dalam sistem cadangan.
Alhamdulillah, I’ve just passed the CCIE DCv2 Exam
6 tahun yang lalu
